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實驗室報告中的常見問題

時間:2019-04-10

報告信息有誤


 

認可準則對檢驗檢測報告應包含的內容作了明確規定。檢驗檢測報告應至少包括下列信息: 標題; 檢驗檢測專用章; 檢驗檢測機構的名稱和地址; 檢驗檢測報告的唯一性標識和每一頁上的標識; 對所使用檢驗檢測方法的識別; 檢驗檢測樣品的狀態描述和標識; 樣品的接收日期和進行檢驗檢測的日期; 抽樣計劃和程序的說明; 檢驗檢測檢報告批準人; 檢驗檢測結果的測量單位; 檢驗檢測數據、結果僅證明所檢驗檢測樣品的符合性情況等。

 

目前大多數檢驗檢測機構的報告編製仍為人工錄入電腦或業務管理軟件,在信息錄入過程中不可避免會出現漏填或輸入錯誤現象,如果檢驗檢測報告中的信息量不充分或信息出現錯誤,就會導致報告內容不實,與樣品或檢測結果無法對應,甚至會造成檢驗檢測報告無效的情況。因此,報告信息量的充分性和準確性是檢驗檢測報告質量控製的關鍵點之一。

 


超範圍使用認可標識


 

認可準則嚴禁檢驗檢測機構出具超出證書規定的檢驗檢測能力範圍的報告,違反者將受到相應的處罰。

 

《實驗室認可規則》也明確規定實驗室應在其獲認可範圍內出具證書或報告。超出資質範圍出具檢驗檢測報告的行為將被視為非常嚴重的實驗室失信行為,也將受到認監委、認可委等機構嚴厲的懲罰。

 

在每年針對檢驗檢測機構的專項檢查中,超範圍使用資質標識也是檢驗檢測機構中發現較多、較嚴重的問題。檢驗檢測機構在進行合同評審時,應嚴格核對本機構的資質情況,隻有報告中包含的所有檢測項目均獲得資質,才可以在檢驗檢測報告上加蓋相應資質標識。

 

檢驗檢測依據錯誤

 


此類問題主要有以下兩種: 

一是報告中的檢測依據與委托方要求的不一致。實驗室人員有時會忽略委托合同書的要求,按照習慣對檢測參數用實驗室常用的檢測方法進行檢測,但並不是客戶要求的方法;或是客戶要求的方法不適用卻沒有及時和委托方溝通,造成委托合同與檢測報告的依據不一致。

 

二是實驗室使用作廢的檢測方法進行試驗並出具報告。有些行業領域的標準更新速度較快,標準較多且複雜,例如食品領域,實驗室標準查新如果不及時,未進行方法更新和證實,就容易出現使用作廢標準的情況。

 

檢測方法和檢驗依據是實驗室工作的前提和基礎,使用正確的檢驗檢測依據是保證出具有效報告的重要保證,檢驗檢測機構應注意檢驗檢測依據的正確使用,防止由於依據和方法錯誤導致的報告無效。

 


檢驗結論不規範


 

檢驗結論是檢驗檢測報告的核心,是委托方關注的重點,準確、清晰、明確、客觀,易於理解的檢驗結論是檢驗檢測機構對外推送信息是否有效的根本保證。

檢驗結論一般分為兩種,

一是明確產品全部或部分項目合格與否的結論;

二是隻提供測試數據,不作產品合格與否的結論。

 

需要注意的是,如果未對產品做全項檢驗,應對所檢項目出具檢驗結論,而不應對整個產品或整批次產品作出結論,這是對檢測真實性的要求,也是檢驗檢測機構自身免責的需要。檢驗檢測機構開展由客戶送樣的委托檢驗時,還應聲明檢驗檢測數據和結果僅對來樣結果負責。如檢驗檢測機構出具作為科學研究等用途的報告,且檢測項目未獲得資質時,不應加蓋檢測資質印章,同時應對所提供數據隻用於科學研究等其他用途予以說明。

 


分包項目未在報告中注明


 

檢驗檢測機構需分包檢驗檢測項目時,檢驗檢測報告中應體現分包項目,並予以標注。

分包的情況分為兩種:

一種是“有能力的分包”,指擬分包的項目已有資質,但因工作量急增、關鍵人員暫缺、設備設施故障、環境狀況變化等原因,暫時不滿足檢驗檢測條件而進行的分包。這種情況需經客戶同意,出具的報告中應明確分包項目,並注明分包方的名稱和資質認定許可編號。

 

另外一種是“沒有能力的分包”,指擬分包的項目未獲得資質。此種情況若經客戶許可,可將分包方的檢驗檢測數據、結果納入自身的檢驗檢測報告中,但在報告中應明確標注分包項目,且注明自身無相應資質認定許可技術能力,並注明分包方的名稱和資質認定許可編號。

 

在實際工作當中,有些檢驗檢測機構往往忽視了對分包工作的描述,得到的分包結果直接錄入到最終的檢驗檢測報告中,並沒有對分包方進行注明,或標注的不夠明確、規範。這都是不符合資質認證評審準則要求的不規範報告。

 


原始記錄無法追溯


 

記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。實驗室記錄的作用主要是為檢測工作的過程提供客觀證據,為預防和糾錯的溯源提供依據。原始記錄是實驗室記錄中技術記錄的一種,能夠對檢測過程進行複現,是檢測工作活動軌跡的客觀證據,是形成檢驗檢測報告的原始憑證。完整、真實、準確的原始記錄是檢驗檢測結果有效性和可追溯性的重要保證。

 

原始記錄設計應規範合理,信息量應充分、可溯源。除試驗數據和檢測結果之外,還要對所用檢測方法、儀器設備、標準物質、環境條件、試驗參數、樣品標識及其狀態、檢測觀察過程及其計算公式、測試過程中的異常現象等進行如實記錄。此外,檢測人員和複核人員簽字、頁碼標識、更改的規範性等也是原始記錄中容易忽視的問題。

 

報告缺漏


 

檢測報告缺漏性問題歸納起來分五類:圖片缺漏、信息缺漏、標識缺漏、簽名缺漏、不規範性缺漏。

 

圖片缺漏

較常見的問題是樣品外觀檢查後,有其試驗後照片,而缺少其試驗前照片。僅要求檢查樣品試驗後的外觀時,報告是否必須附上其試驗前的照片呢?

很多檢測報告都有檢查試驗後樣品外觀的要求,這本身就蘊含了將樣品試驗後與其試驗前的外觀進行比較查看、看其是否發生變化的要求。因此,試驗前必須要檢查樣品外觀,而檢查結果在報告中的體現形式,便是照片或文字描述。由於報告給出的結果隻是試驗後樣品外觀的描述,而檢測依據、檢測環境、檢測條件要求、試驗過程等又不涉及試驗前,樣品接收時類似“收樣時樣品外觀完好”這樣的籠統描述也不能等同於樣品試驗前外觀描述,所以通常整份報告並無試驗前樣品外觀描述。因此,試驗前樣品照片幾乎是唯一能體現檢查了試驗前樣品外觀的證據,而且照片也比簡單的描述更加客觀可信。樣品經曆試驗後,若外觀有變化,如生鏽、長黴、破損等,則試驗前照片就必不可少。

 

隻有同時擺出樣品試驗後和試驗前不同的外觀照片對比,才能直接客觀地證明樣品是經曆了某試驗才導致的外觀變化。若樣品外觀無變化,其試驗前照片則是試驗前進行了外觀檢查的直接證明,若缺失此項,則說明試驗體係運行和檢測程序有問題。這一問題之所以頻繁出現,主要在於試驗人員或報告編製人隻關注到技術要求中外觀檢查是在試驗後,而忽視了在外觀檢查中,試驗後的樣品有一個比較對象,即試驗前的樣品。

 

比較對象的缺失自然就導致報告的客觀證據不足,信服力減弱,檢測結果的可信度大為降低。綜上所述,報告中必須同時附上試驗前和試驗後的樣品照片以進行更直觀的比對,這既是展示檢查結果的一種客觀證據,又是體現檢測程序完整和體係運行無誤的有力證明。

 

信息缺漏

1)漏掉必要信息

例如

①報告無檢測日期;

②報告無檢測結果;

③報告中某測試表中“溫度”、“濕度”、“大氣壓力”空白未填。

認可準則都明確要求檢測報告應包括檢測日期、檢測結果,且規定了當相關的規範、方法和程序有要求或對結果的質量有影響時實驗室應記錄環境條件,在測試表中都已設置了“溫度”、“濕度”、“大氣壓力”等環境條件欄目,更應當填寫。

 

遺漏提及的內容

例如:

①報告正文提到某內容“見附表X”,但整篇報告中無附表X;

②委托書中勾選了某檢測標準,但報告未提及該標準;

③歸檔文件核對清單注明某內容入報告,但報告中無該內容。

 

缺少標注說明

例如:

①某測試進行了多次,但報告的數據記錄頁中未注明是第幾次測量,結果有兩頁數據記錄內容一致無法區別;

②多方向的振動試驗報告中的試驗曲線圖未標注是哪一方向的。上述案例不符合準則要求的觀察結果、數據應能按照特定任務分類識別或注明名稱,缺少這樣的標注說明直接造成數據記錄、圖片的混淆不清,容易引起誤解。

 

描述不全

例如:

①報告中“技術要求”未描述委托書附件描述的電壓頻率和電壓施加過程的要求;

②報告中合格判據未提及委托書中提到的“無可見損傷,標記清楚”;

③報告結論僅描述為“合格”或“不合格”。描述不全這種問題會引起審核員對檢測過程、檢測結果的質疑,易在發生質量爭議時導致報告無效。尤其是合格判據這麽重要的信息都描述不全,給出的檢測結果更要劃上一個大大的問號。而案例③的結論描述存在明顯漏洞,應針對檢測項目予以具體描述。

 

編號、符號、日期不全

例如:

①英文報告編號尾號漏掉“(E)”;

②報告中標準未注明年號;

③報告中“相對濕度”漏寫“%”;

④某報告檢測時間為2013.1.16-2013.1.23和2013.6.17-2013.6.24,所有儀器設備均未列出使用日期,計量有效時間也均隻有有效截止日期,如有3個測試儀的計量有效期分別至2013-3-13、2013-3-11、2014-3-14。

案例①、②、③問題性質較輕微,但很常見,應予注意。由於不同儀器設備計量有效期時長不同,所以隻有截止日期時無法推測出計量開始日期;

案例④的檢測時間有兩個時間段,計量有效時間又缺少計量開始日期,也沒有儀器設備使用日期,故無法知悉儀器設備使用時是否在有效期內。

 

標識缺漏

標識缺漏這類問題通常表現為:

①入報告作為附錄的檢測記錄無唯一性標識;

②報告結束處未標明終止號。

問題①中的唯一性標識包括文件識別號、報告編號、頁碼。首先,檢測記錄作為一種文件,應有與其他文件相區別的文件唯一性標識,即文件識別號;其次,檢測記錄既入報告,則為報告的一部分,應有與其他報告相區別的報告唯一性標識,即報告編號;再次,檢測記錄的每一頁應有與其他頁相區別的頁麵唯一性標識,即頁碼。這三種標識共同組成了作為報告附錄的檢測記錄的唯一性標識,三者缺一不可,否則既不符合質量管理體係要求,又不符合檢測實驗室要求,而且容易引起混淆,造成混亂。

問題②沒有明確報告是否已結束,從而可能導致某種不確定性和誤解,基於此,標準準則均明確提出檢測報告結束處要有清晰的標識。

 

簽名缺漏

漏簽名這種問題雖少,但問題性質往往很嚴重,一般而言,報告編製、審核、批準漏簽名的情況基本沒有,但要謹防報告出現這兩種情況:

①三方會簽漏簽名;

②試驗日誌記事人未簽名。

 

不規範性缺漏

在各種質量審核檢查中,最常見的一種不規範性缺漏問題是“有欄目空白未填”,如表格有空白欄、“備注”欄空白未加“/”等。

這種問題極其普遍,不僅多見於報告,在原始記錄、委托書、試驗單、傳遞卡、合同評審表、監督記錄、樣品登記表等各種報告相關資料中更是比比皆是。這一問題看似微不足道,實則仍會帶來不確定性:空白欄是應該填寫但遺漏未填呢,還是沒有內容應打上“/”呢?

另外,還存在著報告中測試記錄頁麵表格“結論”欄“合格”印章的印跡殘缺不全、模糊不清的現象。作為報告中最重要的部分,報告結論必須清楚明確,印刷或印章字跡也必須清晰完整。否則會造成報告質量大打折扣,並且影響檢測機構的科學嚴謹的形象。因此,報告編製者應有科學規範的意識和嚴謹認真的態度,出具的報告不應有任何模棱兩可或有不確定性的地方。

 

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